Hoe reageer je op defensief gedrag?

Je kent het vast wel. Heb je eindelijk de moed gevonden om je medewerker kritisch feedback te geven en dan komt er een verdedigende reactie……..

Vind jij het ook zo lastig om dan goed te reageren? Ik maak heel vaak mee dat de feedback dan wordt weggelachen, dat er de andere kant op wordt gekeken of dat er heel hard wordt gerelativeerd. Geen menselijke reactie is mij vreemd. Er is maar een enkeling, die spontaan toegeeft: ‘ Je hebt gelijk, ik heb het niet goed gedaan’. Maar als je voorbereid bent op een defensieve reactie is er alleen maar verbetering mogelijk.

Grosso modo zijn er 4 reacties die je kunt verwachten:

Anderen krijgen de schuld.
‘ Wat had je dan eigenlijk verwacht als anderen dit en dat doen?’
De valkuil is dat je ingaat op dat wat anderen doen. Tel tot tien en laat dat. Blijf bij je punt en vraag bijvoorbeeld wat zijn of haar bijdrage kan zijn aan de oplossing of verbetering.

Ontkennen dat er een probleem is.
‘ Ik begrijp niet waarom dit een probleem is’
Oef, je had wel wat meer inzicht van je medewerker verwacht. Je hebt hem immers al wel 10 keer verteld wat het probleem is. Haal diep adem, zet je voeten goed op de grond en herhaal waarom het voor jou wel een probleem is. Wees vooral helder waarom, vertel wat het kost als het probleem niet wordt opgelost. Hoe het belemmert bij het realiseren van de doelen. Vraag het gedrag te veranderen zodat het minder een probleem wordt.

Rationaliseren.
‘ Ach joh, dat doet toch iedereen!’
Ook hier is het de kunst niet in te gaan op wat er gezegd wordt. Herhaal het concrete gedrag wat je gezien hebt en vertel duidelijk waarom juist dit gedrag je ergerde. Breng het terug naar de situatie en de interactie tussen jullie tweeën.

Boos worden.
‘ Ik heb er genoeg van dat iedereen altijd maar loopt te zeuren over….’
In de praktijk merk ik dat leidinggevenden vaak bang zijn voor deze reactie. Eigenlijk niet nodig, want er spreekt betrokkenheid uit boosheid. Herhaal de boze reactie letterlijk en vraag wat je medewerker zo raakt. Probeer samen te onderzoeken waarom je medewerker nu precies zo boos wordt en wat daar aan te doen is. Bied de ander de mogelijkheid om daar op een ander moment op terug te komen.

Succes, het gaat je lukken!

Reacties