5 Ideeën voor een effectief verzuimgesprek
Als leidinggevende heb je veel aan je hoofd. Vaak ontbreekt het je aan tijd. Maar toch weet je dat je aandacht moet besteden aan medewerkers die regelmatig uitvallen of langdurig ziek zijn. Die tijd wil je er ook in investeren, maar je merkt dat de gesprekken die je voert niet voldoende opleveren. Wat je kunt doen om in korte tijd toch rendement te krijgen uit je verzuimgesprek wil ik hieronder met je delen : “5 tips voor jou als leidinggevende”.
1: Vraag door wat er aan de hand is.
Het klinkt zo eenvoudig, maar het is zo moeilijk! Alleen als je weet waar de schoen wringt kun je meedenken over oplossingen. Oplossingen die zowel binnen als buiten de organisatie kunnen liggen.
Maar dat vraagt van jou wel dat je het gesprek rustig ingaat, niet bevooroordeeld bent en je focust op de ander. Als je dat kunt heeft je medewerker er vertrouwen in dat jij écht wilt weten wat hem bezighoudt. Je zult dan merken dat het verhaal vanuit zijn perspectief snel en duidelijk op tafel komt.
2: Vraag wat je medewerker al heeft gedaan om het probleem te verminderen.
Daarbij komt het begrip respectvolle confrontatie aan de orde. Medewerkers doen niet altijd wat aan de problemen die ze ervaren. Ze zijn daar niet toe in staat of hebben de ervaring dat er toch niets met hun probleem wordt gedaan. Ze voelen zich in een aantal gevallen slachtoffer van de omstandigheden. Het vraagt moed van je om dat aan te kaarten, maar biedt in veel gevallen wel openingen voor een verdere aanpak.
3: Vraag je medewerker wat hij zélf gaat ondernemen om zijn verzuim te bekorten of te verminderen.
Anno 2014 heeft je medewerker verplichtingen. Wat gaat hij doen met zijn psychische klachten, zijn moeheid, het gevoel dat hij uitgeblust is… Geef hem het inzicht wat het betekent voor hemzelf, het team en jou als hij langdurig uitvalt. Confronteer respectvol m.b.t. het effect van thuiszitten in zijn situatie. Wat levert het hem op, hoe verbetert de situatie daardoor voor hem!
De tijd van “ziek is ziek” ligt ver achter ons. Nu wordt er gekeken naar de mogelijkheden, die je medewerker heeft en wat hij daarmee nog wel kán. En kan dat binnen de organisatie of moeten daar andere stappen voor ondernomen worden.
4: Spreek uit wat je van hem verwacht en welke grenzen er zijn.
De bedrijfsarts is bepalend in het verzuimproces. Als de bedrijfsarts aangeeft dat iemand kan werken voor een aantal uren in eigen of passend werk dan is dat het uitgangspunt. Als een medewerker het daar niet mee eens is dan kan hij een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Tot de uitslag van het deskundigenoordeel er is heeft de werkgever wettelijk gezien de mogelijkheid om het loon op te schorten. Geeft een medewerker aan dat hij niet kan werken en ook geen deskundigenoordeel wil aanvragen dan geef je als leidinggevende aan dat hij zijn re-integratieverplichting niet nakomt met alle consequenties van dien. Ga niet in discussie, het zijn de spelregels!
5: Laat de medewerker zélf een actieplan opstellen
Zo krijgt iemand sturing in zijn proces. Hij kan dan in een plan van aanpak de vertaalslag maken van de uren en werkzaamheden, die hij volgens de bedrijfsarts kan uitvoeren. In dat plan kan hij ook de afspraken met eventuele behandelaars en/of diagnostische onderzoeken verwerken. Het is zinvol om de medewerker te laten meedenken over passend werk en in hoeverre dat ondersteunend kan zijn voor een afdeling. Door zijn verzuim is er iets met hem aan de hand, hij wordt geconfronteerd met zichzelf. Het vertrouwen in zijn omgeving, relaties en dat “zaken hun normale beloop” hebben neemt vaak af. Door hem eigen autonomie en regelruimte te geven vergroot je zijn vermogen om te herstellen.
Ik wens je veel wijsheid en wil je dit nog beter onder de knie krijgen… het enige dat je hoeft te doen is mij bellen!